Termini di servizio e accordo sul trattamento dei dati.
Questo documento regola l'uso di PlicoStudio da parte degli studi professionali. È diviso in due parti: la Parte A contiene le condizioni commerciali del servizio, la Parte B è l'accordo ex art. 28 GDPR con cui lo studio ci nomina responsabile del trattamento. Accettando i Termini alla registrazione si accettano entrambe.
Il servizio è riservato a professionisti e imprese: non è rivolto ai consumatori. Chi si registra dichiara di agire nell'ambito della propria attività professionale.
Fase pilot
Il servizio è attualmente in fase pilota. Le funzionalità possono cambiare, non è previsto un livello di servizio garantito (SLA) e le condizioni economiche riservate agli studi pilot sono definite nell'accordo individuale, che prevale su questi Termini in caso di contrasto.
Definizioni e oggetto
1.1Le parti
Fornitore: Paolo Ricciardelli, P.IVA 09461261001, Piazzale SS Pietro e Paolo 1, int. 1 — 00144 Roma (RM), titolare del marchio e del servizio PlicoStudio. Studio (o "Cliente"): il professionista o la società che si registra al servizio. Cliente finale: la persona a cui lo Studio invia un link per caricare documenti.
1.2Oggetto
Il Fornitore concede allo Studio l'accesso a una piattaforma software in modalità SaaS per richiedere, raccogliere e sollecitare documenti presso i propri Clienti finali. Il contratto ha per oggetto l'uso del servizio, non la cessione del software.
1.3Documenti che compongono il contratto
Fanno parte del contratto: questi Termini (Parti A e B), l'informativa privacy, l'elenco dei sub-responsabili pubblicato su questa pagina e il piano tariffario scelto alla registrazione. In caso di contrasto sulle materie privacy, prevale la Parte B.
Registrazione e account
2.1Conclusione del contratto
Il contratto si conclude quando lo Studio completa la registrazione e accetta questi Termini. Lo Studio garantisce che i dati forniti (denominazione, P.IVA, sede, contatti) sono veri, completi e aggiornati.
2.2Credenziali
Le credenziali di accesso sono personali. Lo Studio è responsabile della loro custodia e delle attività svolte tramite il proprio account, e comunica senza ritardo a supporto@plicostudio.it ogni sospetto di accesso non autorizzato.
2.3Non applicabilità della disciplina consumeristica
Il servizio è offerto esclusivamente a soggetti che agiscono nell'esercizio della propria attività professionale o d'impresa. Non si applicano quindi le disposizioni del Codice del Consumo, incluso il diritto di recesso di 14 giorni.
Cosa fa il servizio
Il perimetro di ciò che il Fornitore si impegna a erogare è il seguente. Tutto ciò che non è elencato non fa parte del servizio.
| Funzione | Cosa comprende |
|---|---|
| Checklist e pratiche | Template di richiesta documenti, creazione di pratiche per singolo Cliente finale, stato di avanzamento |
| Link di caricamento | Generazione di indirizzi univoci su dominio tuoplico.it, con scadenza, per il caricamento dei documenti |
| Solleciti automatici | Invio programmato di promemoria via email, secondo la configurazione dello Studio |
| Consegna nell'archivio | Scrittura dei documenti caricati nell'archivio cloud collegato dallo Studio, nella cartella della pratica |
| Notifiche e registro | Notifica di pratica completa, registro delle operazioni e degli accessi |
Cosa il servizio non è
PlicoStudio non è un sistema di conservazione documentale né un servizio di archiviazione: i documenti sono destinati all'archivio dello Studio, non ai sistemi del Fornitore. Non sostituisce il gestionale dello Studio, non svolge controlli sul contenuto o sulla validità fiscale dei documenti raccolti e non fornisce consulenza professionale di alcun tipo.
Obblighi dello studio
Alcuni obblighi sono la condizione perché il servizio funzioni e resti lecito: la loro violazione legittima la sospensione dell'account.
4.1Legittimità dei contatti caricati
Lo Studio carica numeri di telefono e indirizzi email dei propri Clienti finali. Garantisce di averne titolo, di aver fornito loro l'informativa privacy e di disporre di una base giuridica idonea a contattarli con i promemoria del servizio. Il Fornitore mette a disposizione un modello di informativa, che lo Studio adatta e pubblica sotto la propria responsabilità.
4.2Uso conforme
- Non usare il servizio per invii promozionali, commerciali o comunque estranei alla raccolta documentale.
- Non caricare contenuti illeciti, non tentare di aggirare limiti tecnici, non accedere a dati di altri Studi.
- Configurare le checklist in modo da richiedere ai Clienti finali solo i documenti effettivamente necessari alla pratica.
4.3Manleva
Lo Studio tiene indenne il Fornitore da pretese di terzi, incluse quelle dei propri Clienti finali e delle autorità di controllo, derivanti dalla violazione degli obblighi di questo articolo.
Archivio esterno
Un componente essenziale del servizio dipende da un fornitore terzo scelto o accettato dallo Studio. È corretto che i limiti siano espliciti.
5.1Collegamento dell'archivio
Lo Studio collega il proprio archivio cloud (ad esempio Google Drive) autorizzando PlicoStudio con permessi limitati alle sole cartelle create dal servizio. Il rapporto con il fornitore dell'archivio resta tra lo Studio e quel fornitore: il Fornitore non ne risponde. Se l'autorizzazione viene revocata, scade o smette di funzionare, il servizio blocca i caricamenti e avvisa lo Studio; i solleciti già programmati possono essere sospesi finché il collegamento non è ripristinato.
5.2Interruzione dei promemoria
Il Cliente finale può interrompere i promemoria in qualsiasi momento. La richiesta è registrata dal sistema e nessun ulteriore promemoria automatico gli viene inviato; resta salva la comunicazione diretta dello Studio con il proprio cliente.
Prezzi, fatturazione, rinnovo
6.1Canone e pagamento
Il canone è quello del piano scelto alla registrazione, indicato al netto dell'IVA ove dovuta. Il pagamento avviene con carta tramite il processore [Stripe]; l'addebito è anticipato per ogni periodo di fatturazione. La fattura è emessa e trasmessa secondo la normativa sulla fatturazione elettronica.
6.2Rinnovo
L'abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza di ogni periodo, salvo disdetta ai sensi dell'art. 7.
6.3Mancato pagamento
In caso di addebito non riuscito il Fornitore lo comunica allo Studio e ritenta l'addebito. Trascorsi [15] giorni dalla scadenza senza pagamento, l'accesso può essere sospeso; i dati restano disponibili per l'esportazione secondo l'art. 7.3.
6.4Variazione dei prezzi
I prezzi possono essere modificati con preavviso di almeno [30] giorni via email. La modifica si applica dal periodo di fatturazione successivo; lo Studio che non la accetta può disdire con effetto dalla data di entrata in vigore, senza penali. I prezzi bloccati per gli studi pilot restano invariati per la durata concordata.
Durata e disdetta
7.1Durata
Il contratto è a tempo indeterminato, con periodi di fatturazione mensili salvo diverso piano. Non sono previsti vincoli di durata minima né costi di attivazione.
7.2Disdetta
Lo Studio può disdire in qualsiasi momento dall'area riservata o scrivendo a amministrazione@plicostudio.it. La disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato, che non è rimborsabile. Il Fornitore può recedere con preavviso di [60] giorni, rimborsando la quota di canone non goduta.
7.3Cosa succede ai dati
I documenti sono già nell'archivio dello Studio: non c'è nulla da migrare. Alla cessazione il Fornitore revoca i token di collegamento, lascia allo Studio [30] giorni per esportare contatti e metadati delle pratiche, quindi procede alla cancellazione secondo l'art. B.8.
Disponibilità e assistenza
8.1Disponibilità
Il Fornitore si adopera per mantenere il servizio disponibile con continuità, ma non garantisce un livello di servizio (SLA) e non assume obblighi di risultato sulla consegna dei singoli messaggi. Gli interventi di manutenzione programmata sono comunicati con preavviso quando possibile; quelli urgenti possono avvenire senza preavviso.
8.2Assistenza
L'assistenza è erogata via email a supporto@plicostudio.it, nei giorni lavorativi, con tempo di primo riscontro indicativo di [un giorno lavorativo]. Non è previsto supporto telefonico né assistenza diretta ai Clienti finali dello Studio.
8.3Evoluzione del servizio
Il Fornitore può modificare o dismettere singole funzionalità. Se la modifica riduce in modo sostanziale funzioni essenziali del piano attivo, lo Studio ne è informato con [30] giorni di preavviso e può disdire senza penali.
Responsabilità
9.1Limitazione
La responsabilità complessiva del Fornitore verso lo Studio, per qualunque titolo, è limitata all'importo dei canoni corrisposti nei [12] mesi precedenti l'evento. Sono esclusi il lucro cessante, la perdita di clientela e i danni indiretti.
9.2Esclusioni dalla limitazione
La limitazione non opera nei casi di dolo o colpa grave, né dove la legge la vieta. La responsabilità in materia di protezione dei dati resta regolata dall'art. 82 GDPR e dalla Parte B.
9.3Esclusioni oggettive
Il Fornitore non risponde di malfunzionamenti dipendenti da: servizi di terzi (fornitore dell'archivio, Meta, processore dei pagamenti, connettività), errata configurazione da parte dello Studio, dati o contatti errati caricati dallo Studio, mancato caricamento dei documenti da parte dei Clienti finali, scadenze fiscali non rispettate. La responsabilità del rispetto delle scadenze e della completezza delle pratiche resta in capo allo Studio.
Sospensione e risoluzione
10.1Sospensione
Il Fornitore può sospendere l'accesso, dandone contestuale comunicazione, in caso di mancato pagamento, di uso che metta a rischio la sicurezza del servizio o degli altri Studi, o di violazione dell'art. 4. La sospensione dura il tempo necessario a rimuovere la causa.
10.2Risoluzione
Il contratto si risolve di diritto ex art. 1456 c.c., previa comunicazione scritta, in caso di violazione degli artt. 4.1 (legittimità dei contatti), 4.2 (uso conforme) o di mancato pagamento protratto oltre [30] giorni dalla sospensione.
Modifiche, legge e foro
11.1Modifiche ai Termini
Le modifiche sono comunicate via email con almeno [15] giorni di preavviso e pubblicate su questa pagina con nuova data di aggiornamento. Se lo Studio non le accetta, può disdire senza penali prima della loro entrata in vigore; l'uso del servizio dopo tale data vale come accettazione.
11.2Cessione
Il Fornitore può cedere il contratto in caso di trasferimento dell'attività o del ramo d'azienda, dandone comunicazione; lo Studio può in tal caso disdire entro [30] giorni.
11.3Legge applicabile e foro
Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di [Roma]. La nullità di una clausola non travolge le altre.
Oggetto, durata, natura e finalità
Con questa Parte B lo Studio, in qualità di titolare del trattamento, nomina il Fornitore responsabile del trattamento per i dati personali trattati nell'erogazione del servizio.
Oggetto: fornitura di una piattaforma per la raccolta di documenti dai Clienti finali dello Studio, con invio di promemoria automatici via email.
Durata: pari alla durata del contratto, più il periodo di cancellazione previsto dall'art. B.8.
Natura: raccolta, registrazione, organizzazione, trasmissione all'archivio dello Studio, conservazione dei soli contatti e metadati, cancellazione.
Finalità: esclusivamente l'erogazione del servizio. Il Fornitore non tratta i dati per finalità proprie: nessuna profilazione, nessun marketing, nessun addestramento di modelli di intelligenza artificiale, nessuna cessione a terzi.
Dati trattati e categorie di interessati
Interessati: i Clienti finali dello Studio — persone fisiche, ditte individuali, legali rappresentanti e dipendenti delle società clienti dello Studio.
| Categoria di dati | Dove risiede |
|---|---|
| Dati identificativi e di contatto (nome, telefono, email) | Sistemi del Fornitore, infrastruttura UE |
| Metadati di pratica (checklist, documenti attesi e ricevuti, timestamp, nomi file) | Sistemi del Fornitore, infrastruttura UE |
| Documenti caricati e dati in essi contenuti | Archivio dello Studio: non conservati sui sistemi del Fornitore |
| Log tecnici e di accesso | Sistemi del Fornitore, infrastruttura UE |
I documenti richiesti dallo Studio possono contenere categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR (ad esempio dati sulla salute in spese mediche detraibili, o l'adesione sindacale desumibile da una busta paga). Il Fornitore ne è consapevole e adotta le misure dell'art. B.4; spetta allo Studio individuare la condizione di liceità applicabile e configurare le checklist di conseguenza.
Istruzioni documentate e riservatezza
3.1Istruzioni
Il Fornitore tratta i dati soltanto su istruzione documentata dello Studio. Costituiscono istruzioni: questa Parte B, la configurazione del servizio effettuata dallo Studio (template, checklist, tempi di conservazione, testi dei promemoria) e le eventuali istruzioni scritte successive. Se un'istruzione appare in violazione del GDPR, il Fornitore ne informa lo Studio senza ritardo e può sospenderne l'esecuzione.
3.2Riservatezza
Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate a obblighi di riservatezza. L'accesso ai dati è limitato a quanto necessario per manutenzione e assistenza; l'accesso ai documenti dei Clienti finali avviene solo su richiesta di supporto dello Studio o per obbligo di legge, ed è registrato.
Misure di sicurezza (art. 32)
- Cifratura TLS in transito su tutte le connessioni; cifratura at-rest di contatti e metadati.
- Link di caricamento univoci, non prevedibili, legati a una singola pratica e con scadenza.
- Registro degli accessi e delle operazioni (chi, cosa, quando), conservato [12] mesi.
- Token di collegamento all'archivio cifrati con chiave separata, con permessi minimi e revocabili.
- Backup cifrati su infrastruttura UE, con verifica periodica del ripristino; i backup non contengono documenti.
- Segregazione logica dei dati per Studio e autenticazione dell'area riservata con [password robusta e verifica in due passaggi].
- Aggiornamenti di sicurezza dell'infrastruttura e riesame periodico delle misure.
Il dettaglio dell'architettura è descritto nella pagina Architettura e sicurezza. Le misure possono essere aggiornate purché il livello di protezione non sia ridotto.
Sub-responsabili
Lo Studio autorizza in via generale il ricorso a sub-responsabili. L'elenco aggiornato è pubblicato alla pagina Sub-responsabili e comprende alla data odierna: il fornitore di hosting del sito e dei domini, il fornitore del VPS che ospita il flusso di orchestrazione (n8n), entrambi con server nell'Unione Europea, il provider di email transazionali e il processore dei pagamenti (solo dati di fatturazione dello Studio).
Le aggiunte sono comunicate con almeno [30] giorni di preavviso: lo Studio può opporsi per motivi ragionevoli e, se l'opposizione non è superabile, disdire senza penali. Il Fornitore impone ai sub-responsabili obblighi equivalenti a quelli di questa Parte B e risponde del loro operato.
Il fornitore dell'archivio non è un sub-responsabile
Il servizio cloud su cui lo Studio riceve i documenti (es. Google Drive) è scelto e contrattualizzato direttamente dallo Studio, che ne è titolare del rapporto: non agisce quindi come sub-responsabile del Fornitore.
Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
Contatti, metadati e log risiedono su infrastruttura situata nell'Unione Europea. L'unico flusso che può comportare un trattamento extra-UE riguarda il processore dei pagamenti, assistito dalle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR (decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework e/o clausole contrattuali standard). Nessun altro trasferimento avviene senza garanzie adeguate e aggiornamento dell'elenco dei sub-responsabili.
Assistenza allo studio
7.1Diritti degli interessati
Se un Cliente finale esercita un diritto direttamente verso il Fornitore, questi non vi dà seguito autonomamente e inoltra la richiesta allo Studio entro [5] giorni lavorativi. La piattaforma consente allo Studio di esportare e cancellare in autonomia i dati di un singolo interessato.
7.2Valutazioni d'impatto
Il Fornitore fornisce assistenza ragionevole per eventuali valutazioni d'impatto (art. 35) e consultazioni preventive (art. 36), mettendo a disposizione la documentazione tecnica sul trattamento.
Cancellazione e restituzione
- Durante il contratto: i metadati delle pratiche sono cancellati secondo il periodo di conservazione configurato dallo Studio ([30/60/90] giorni dal completamento della pratica).
- Alla cessazione: [30] giorni per l'esportazione, poi cancellazione integrale entro i [30] giorni successivi, backup inclusi entro il ciclo di rotazione.
- Eccezione: i dati la cui conservazione è imposta al Fornitore dalla legge (ad esempio i dati di fatturazione verso lo Studio). Su richiesta il Fornitore rilascia conferma scritta dell'avvenuta cancellazione.
Violazioni di dati personali
Il Fornitore notifica allo Studio ogni violazione di dati personali che lo riguarda senza ingiustificato ritardo e comunque entro [48] ore dalla scoperta, indicando: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di record coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate o proposte. Il termine è concepito per lasciare allo Studio il tempo utile all'eventuale notifica al Garante entro le 72 ore previste dall'art. 33 GDPR. Il Fornitore collabora nel contenimento e nelle eventuali comunicazioni agli interessati, e tiene un registro degli incidenti.
Audit
Il Fornitore mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare la conformità: registro dei trattamenti come responsabile, elenco delle misure di sicurezza, descrizione tecnica dell'architettura. Lo Studio può richiedere un audit con preavviso di [30] giorni, in orario lavorativo, non più di [una] volta l'anno salvo violazioni di dati o richieste dell'autorità, a proprie spese. Trattandosi di un servizio condiviso tra più Studi, l'audit si svolge in via prioritaria su base documentale, per non compromettere la sicurezza e la riservatezza degli altri Studi.
Ultimo aggiornamento: [data] · Versione [1.0]